こんにちは! 東日本エリア採用担当の金村です。
就職活動中は、会社に郵便を送ったり、会社からかかってきた電話に出たり、慣れないことをする機会が増えてきますよね。
私も大学時代は電話に苦手意識があり、どう出ようか、どう切ろうか、とても困っていました💦

今回は、学生さんからよく質問をいただく封筒や電話についての就活マナーを解説します!

【封筒の書き方】
★表書き
糊付けなどのない部分、宛名を書く面のことです。
宛先の「郵便番号」「住所」「宛名」の他、「外脇付け(添え字)」を書くことがあります。

宛名:
会社や部署など、団体宛に送る場合は「御中」をつけましょう。
担当者名が分かっている等、個人宛の場合は「様」を使用しましょう。
返信用封筒等で既に「宛」や「行」と書かれている場合は、二重線で消して「御中」か「様」を書きます。

外脇付け:
中に入っている書類の種類を示すための文字です。
赤文字で書き、同じく赤で四角で囲います。
就職活動では「履歴書在中」「成績証明書在中」「内定承諾書在中」等をよく使用します。

★裏書き
封筒の綴じ面や折り目等がある、送り主を書く面のことです。
送り主の「郵便番号」「住所」「名前」の他、「封字」を書きます。

封字:
封筒の綴じた箇所に付ける印です。
一般的には「〆」を使用することが多いです。
この時、「×」にならないよう注意しましょう!

(例)

【電話の受け方・切り方】
★受け方
Point1:「もしもし」は使わない!
電話に出るときは「はい、○○です」と名前を名乗りましょう。
家族や友人が相手と分かっている時は「もしもし」だけでもOKですが、ビジネスシーンでは使用しません。

Point2:「お世話になっております」は好印象ワード!
相手が名乗った後に「お世話になっております」と返すと好印象。「分かってるな……!」と思わせられます。
逆に電話を掛ける際は「お世話になっております。■■大学/学校の○○です」と名乗ると印象が良いですよ◎

Point3:相槌を打ちましょう!
相手の言葉に「はい」と相槌を打つようにしましょう。
電話は対面と違って、相手の反応が声でしか分かりません。
ここまでちゃんと聞いています、ということを示すために、「はい」と相槌を打つようにしましょう。

★切り方
Point1:大事なことは復唱しましょう!
面接場所やイベント開始時間などの大事な部分は必ずメモを取り、復唱しましょう。
復唱のタイミングは場所や時間などの項目ごとでも、電話の最後にまとめてでも、どちらでも大丈夫です◎

Point2:切る時の言葉は「失礼いたします」!
電話の終わりの切り方に悩んだこと、きっとありますよね。(私はありました(笑))
「お時間ありがとうございました」や「ご連絡ありがとうございました」等が電話終わりのキーワード。
電話を切る際は、「失礼いたします」と言ってから切りましょう。
相手から切るのを待ってからの方が丁寧ですが、一拍置いて相手が切らなければ自分から切ってしまってOKです。

就職活動が活発になると、企業とのやり取りの機会も様々な形で増えていきます。
終わりかけの時期は、特に郵送物を送ったり電話で話したりすることが多くなります。
折角の企業との接点なので、好印象を残せるチャンスと思って意識してみてくださいね!

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